Instrukcji postępowania w zakresie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałania finansowaniu terroryzmu w jednostkach organizacyjnych Powiatu Koszalińskiego 

§ 1. Instrukcję opracowano na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących oraz wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie organizacji, kontroli wewnętrznej, a w szczególności na podstawie: 

1) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 28, poz. 146 z późn. zm.) 

2) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1241 z późn. zm.) 

3) ustawy z dnia 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2009 r., Nr 166, poz. 1317) 

4) ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (Dz. U. z 1997 r. Nr 88. poz. 553 z późn. zm.) 

§ 2. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: 

- ustawie - dotyczy to ustawy z dnia 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2009 r., Nr 166, poz. 1317) 

- ustawie o finansach publicznych - dotyczy to ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 28, poz. 146 z późn. zm.) 

- kodeksie karnym - dotyczy to ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (Dz. U. z 1997 r. Nr 88. poz. 553 z późn. zm.), 

- urzędzie - oznacza to Starostwo Powiatowe w Koszalinie, 

- Staroście - oznacza to Starostę Koszalińskiego, 

- jednostce - oznacza to wszystkie jednostki organizacyjne Powiatu, 

- kierowniku jednostki - oznacza to dyrektorów jednostek organizacyjnych Powiatu, 

- GIIF - oznacza to Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. 

§ 3. Pracownicy urzędu oraz jednostek w trakcie wykonywania obowiązków służbowych obowiązani są do zwracania uwagi na: 

1) nietypowe transakcje związane z nabyciem majątku komunalnego, 

2) umowy i transakcje związane z wykonywaniem przez inne podmioty zadań publicznych w jednostkach samorządu terytorialnego, realizowane na warunkach odbiegających od istniejących standardów, 

3) nietypowe zachowania i czynności podejmowane przez uczestników postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, polegające między innymi na oferowaniu przez nich warunków wykonania zamówienia, rażąco odbiegającego od oferowanych przez innych klientów, 

4) przypadki dokonywania nadpłat i ewentualnego ich wycofania, 

5) udział kontrolowanych jednostek w nietypowych przedsięwzięciach, szczególnie finansowych z udziałem kapitału zagranicznego, 

6) dokonywanie wpłat znacznych kwot gotówką, np. tytułem zapłaty za nabyte mienie komunalne, 

7) dokonywanie wpłaty należności gotówką w ratach (kilkakrotnie), w tym samym dniu. 

§ 4. 1. Pracownicy jednostki obowiązani są: 

1) dokonywać analizy i oceny realizowanych transakcji w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy, w którym występują symptomy wskazujące na możliwości wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, 

2) sporządzać potwierdzone kopie dokumentów dotyczących transakcji, co do których zachodzi podejrzenie, ze mają one związki z popełnieniem przestępstw, o których mowa w art. 299 kodeksu karnego, 

3) zebrać dostępne informacje o osobach przeprowadzających te transakcje, 

4) dokonać opisu transakcji, o których mowa wyżej wraz z uzasadnieniem, że zachodzą okoliczności wskazane w art. 15 a ust. 1 i istnieje uzasadniona potrzeba powiadomienia o tym GIIF przedkładając projekt jego powiadomienia. 

2. Kierownik jednostki obowiązany jest do sporządzania odpowiedniej notatki służbowej oraz projektu powiadomienia GIIF i przekazania jej koordynatorowi ds. współpracy z GIIF w przypadku stwierdzania, że zachodzą podstawy do zawiadomienia GIIF o zagrożeniu popełnienia przestępstwa, o których mowa w art. 299 Kodeksu karnego. 

3. Wzór powiadomienia GIIF stanowi załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji. 

§ 5. 1. Koordynator ds. współpracy z GIFF, uznając zasadność podjęcia działań wnioskowanych przez kierownika jednostki, przedstawia Zarządowi Powiatu projekt powiadomienia GIIF, zawierający opis ujawnionych okoliczności wraz z przyczynami, dla których uznano, że mogą wskazywać na dokonanie działań mających na celu wprowadzenia do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnego lub nieujawnionego źródła. W przypadku stwierdzenia braku zasadności powiadomienia GIIF - koordynator sporządza uzasadnieni swojego stanowiska i przedstawienie Zarządowi Powiatu, celem podjęcia odpowiedniej decyzji. 

2. Kopie powiadomienia GIIF wraz z dokumentacją oraz projekty powiadomień są ewidencjonowane w prowadzonym przez koordynatora rejestrze, którego wzór stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszej Instrukcji. 

3. Dostęp do rejestru i dokumentacji w sprawie powiadomienia GIIF mają: 

1) Zarząd Powiatu, 

2) Sekretarz Powiatu, 

3) Skarbnik Powiatu. 

§ 6. Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z treścią Instrukcji stanowi załącznik Nr 3 do niniejszej Instrukcji.